Gereksinim Dökümanı Hazırlamak İçin İpuçları (Soft Skills)

Gereksinim Dökümanı Hazırlamak İçin İpuçları (Soft Skills)

İş Analistliğinde genelde teknik noktalara çok dikkat ediyoruz. Halbuki tecrübeler özellikle bizim soft-skills olarak adlandırdığımız iletişim konusunun çok daha önemli olduğunu gösteriyor. Bir iş analistinin esasında çok da iyi bir satışçı olması gerekli.

Gereksinim Dökümanı adı üzerinde bir işi isteyenin isteklerini içeren doküman. Özellikle IT birimlerince isteklerin kayıt alınmasını sağlayan bu dökümanın hazırlanması aşamasında iş analistlerinin işine yarayacak birkaç pratik ipucunu şöyle sıralayabiliriz:

Görüşmede:

  • İşin sahibi olan kişinin anlattıklarını aktif bir şekilde dinleyin. Daha somut ifadesiyle bu görüşmede sadece soru sormanın dışında hemen hiç konuşmayın. Toplantıda karşınızdaki iş arkadaşınızın yarısı kadar bile konuştunuzsa dinlemediniz demektir.
  • İster sahibi pek konuşkan değil mi? O zaman sizin soru sormanız gerekli. Haliyle soru sormak için konuyu bilmelisiniz. Bu durumda konu üzerinde hiç değilse 30 dakika çalışmadan görüşmeyi organize etmeyin.
  • İşi isteyen için o iş ne kadar önemliyse sizin içinde o kadar önemli olduğunu hissedin ve hissettirin. Bütün dünyada IT cilere neden “Nay sayers” deniyor biliyor musunuz? Çünkü çoğunlukla istenen şeylerin gereksiz kendilerini boş yere yoran işler olduğunu düşünüyorlar. Bu düşünceden kurtulun, insanların isteklerinin onlar için olduğu kadar şirket ve sizin için de önemli olduğunu hissettirebiliyorsanız o şirketin en iyi iş analisti siz olacaksınız.
  • Not alın. Güzel ciltlenmiş büyük ve yıpranmamış bir deftere güzel bir kalemle not alın. Not alınan defterin görünümü işe ne kadar önem verdiğinizi gösterir.
  • İstenen şeyi 10 kere bile yapmış olsanız hemen nasıl yapılacağını düşünmeye başlamayın. Hele söze girip anlatmaya hiç başlamayın. Aklınızda işi yapıp bitirmeyin. Bir insan hem düşünüp hem dinleyemez. İsterseniz bir dahaki sefere karşınızdaki konuşurken 236 ile 34 ü kafanızdan çarpın ve deneyin.
  • Amacı, ulaşılmak istenen sonucu öğrenin. Hangi problem çözüldüğünde veya fırsat yakalandığında iş sahibi mutlu olacak ve şirket şu anda bulunduğundan daha iyi bir duruma gelecek. Genelde ister toplanırken sadece ne istendiği konuşulur. Neden istendiğini mutlaka öğrenin ve bu bilgiyi IT biriminden arkadaşlarla görüşürken de paylaşın. Bir insanın en önemli motivasyonu yaptığı işin bir amaca hizmet ettiğini bilmesidir.
  • Yazılım veya sistemlerle ilgili değil, işle ilgili soruları, karşınızdaki kişinin anlatacakları bittiğinde adım adım sorun. Peki şöyle bir durumda nasıl bir yol izleyeceğiz gibi. Soruları sorarken “yarım yamalak iş getirmişsiniz” veya “bakın sizin göremediklerinizi ben gördüm” tavrına girmeyin, size hiçbir faydası olmayacağından emin olabilirsiniz.